E-Mails senden über WordPress

Beitragsgrafik –Emails versenden über wordpress
27. Juni 2024

So wichtig ist die richtige Herangehensweise

E-Mails versenden über WordPress ist eine absolute Pflicht-Funktion. Sei es Sicherheitsaspekte, automatisierte Antworten auf Formulare etc. Es gibt vielfältige Funktionen, für die du E-Mails benötigst. Der korrekte Versand ist dabei extrem wichtig, damit die Informationen auch richtig beim Empfänger ankommen. Mittlerweile ist das schon mal etwas schwieriger, da Spammer und Hacker das häufig für sich nutzen.

 

Einzelheiten wie SPF, DMARC und DKIM sollen Spam Mails reduzieren bzw. ausbremsen. 

Inhaltsverzeichnis

Welche E-Mail Möglichkeiten gibt es bei WordPress?

Über WordPress hast du unterschiedliche Möglichkeiten, um E-Mails zu versenden. 

 

WordPress Standard E-Mails

Es handelt sich hierbei die klassische PHP mail() Funktion, die standardmäßig bei WordPress integriert ist.

 

SMTP Plugins

Wer die PHP Funktion bei WordPress nicht verwenden möchte, kann natürlich auch ein passendes Plugin verwenden. Meist werden dazu die sog. SMTP Plugins verwendet. Die E-Mails werden über einen SMTP Server weitergeleitet.

 

Newsletter Plugins

Je nachdem welche Art von E-Mails du senden möchtest, kannst du auch Newsletter Plugins installieren. Diese konzentrieren sich jedoch ausschließlich auf das Versenden von Newsletter-Mails.

 

Marketing Plugins

Für automatische Marketing E-Mail Strategien gibt es Plugins wie Mailchimp oder Active Campaign, um automatisierte E-Mails und Standard-Antworten einfach versenden zu können.

 

Benutzerdefinierte E-Mail Lösungen

Bei WordPress hast du natürlich immer die Möglichkeit, dir eine individuelle Lösung zum Versenden von E-Mails mit Hilfe eines Entwicklers anzuwenden. Das kommt im Detail immer auf dich und deine Webseite an, wie genau so etwas aussehen könnte. 

💡 Schon gewusst?

WordPress muss E-Mails senden können, da es sich hierbei um eine wichtige Sicherheitsfunktion des CRM’s handelt. Insbesondere für Agenturen oder Kunden ist es ratsam, darauf zu achten, dass diese E-Mails richtig verschickt werden und beim Empfänger ordnungsgemäß ankommen.

 

Sollte es nämlich zu ungewohnten Anomalien oder Fehlern kommen, wirst du so direkt informiert. Darüber hast du die Möglichkeit, deine Webseite schneller und besser schützen zu können.

Die WordPress PHP Mail Funktion

Wenn du eine Webseite mit WordPress aufbaust, ist es wichtig zu wissen, dass WordPress die Funktion beinhaltet, standardmäßig E-Mails zu versenden. Die Methode ist dabei meist die PHP Mail Funktion, die zur integrierten PHP-Programmiersprache gehört und es dir damit ermöglicht, E-Mails direkt von deinem Server zu versenden.

 

Wie funktioniert die PHP-Mail-Funktion?

Da die PHP Mail Funktion bereits bei WordPress integriert ist, ist sie für dich als Anwender sehr einfach zu benutzen. Du benötigst nur wenige Informationen, um direkt loszulegen. Dazu gehören zum Beispiel Empfängeradressen, den Betreff und den Inhalt der E-Mail. WordPress nutzt diese Funktion, um verschiedene Benachrichtigungen zu versenden, wie z. B. Passwortzurücksetzungen, neue Benutzerregistrierungen oder Kommentarmoderationen.

 

‼️ Aufgepasst

Hierbei handelt es sich allerdings nicht um eine E-Mail Funktion, bei der du als Nutzer selbst E-Mails versenden kannst. Viel mehr handelt es sich darum, automatische und systemrelevante E-Mails, Risikonachrichten oder automatisierte Antworten zu versenden.

Aufgaben & Inhalte der PHP Mail Funktion

  • Passwort zurücksetzen
  • automatische Updates und Fehlerhinweise
  • Sicherheitshinweise zu neu hinzugefügten Benutzern
  • Allgemeine Benachrichtigungen, wie zum Beispiel neue Kommentare
  • Bestellbestätigungen und Rechnungen bei WooCommerce Shops
  • Firewall Informationen, wie Sicherheitsupdates oder verdächtige Aktivitäten
  • 2-Faktor-Authentifizierungen

Nachteile der PHP-Mail-Funktion

 

Trotz der Einfachheit hat die PHP Mail Funktion einige Nachteile, die ihre Zuverlässigkeit beeinträchtigen können:

  • Einschränkungen durch Webhosting-Anbieter – Viele Hosting-Anbieter beschränken oder blockieren die Verwendung der PHP Mail Funktion, um Missbrauch zu verhindern. Dies kann dazu führen, dass E-Mails von deiner WordPress-Seite nicht oder nicht richtig zugestellt werden. Sollte das der Fall sein, bitte deinen Hoster einfach darum, die Funktion wieder freizuschalten.

  • Spam-Filter – E-Mails, die über die PHP Mail Funktion gesendet werden, landen leider oft im Spam-Ordner der Empfänger. Das liegt daran, dass diese E-Mails oft nicht den Authentifizierungsstandards, wie SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail), entsprechen.

  • Fehlende Fehlerbehandlung – Die E-Mail Funktion von WordPress bietet nur begrenzte Möglichkeiten zur Fehlerbehandlung. Wenn eine E-Mail nicht korrekt zugestellt werden kann, erhältst du keine detaillierten Informationen über die Ursache des Fehlers. Diesen musst du dann aufwendig manuell suchen.

Wie kann ich testen, ob WordPress die E-Mails richtig versendet?

Eine wichtige und richtige Frage, denn wie kannst du sicher gehen und überprüfen, ob die E-Mail Funktion von WordPress richtig funktioniert.

 

Am einfachsten geht das, über die „Passwort vergessen“ Funktion, die sicher jeder von uns schon einmal irgendwo verwendet hat. Klicke also beim WordPress Login auf Passwort vergessen. Anschließend solltest du nach einigen Momenten eine E-Mail von WordPress erhalten, um dein Passwort zurückzusetzen. 

 

Erhältst du diese E-Mail, siehst du, dass WordPress wunderbar funktioniert bzw. andere E-Mail Schwierigkeiten nicht an WordPress selbst scheitern. Oftmals verwenden installierte Plugins (z.Bsp. Formular Plugins) eigene Mittel und Wege, um E-Mails zu versenden. Auch hier können Fehler in der Zustellung vorkommen. Das Versenden von Emails bei Wordpress zu testen ist daher unerlässlich.

‼️ Vergiss nicht …

… auch im Spam Ordner nachzuschauen, sollte die E-Mail nicht ankommen. Leider landen die WordPress E-Mails oft dort.

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E-Mails bei WordPress senden mit SMTP Plugins

Nicht für jeden Zweck ist das standardisierte E-Mail versenden über WordPress ausreichend. Denn damit kann auch nicht jede benötigte Funktion bedient werden. Deswegen verwenden viele Nutzer weiterführende Plugins, um alle benötigten Funktionen sicher und verlässlich an die Empfänger zu senden. Dazu zählen zum Beispiel SMTP Plugins. 

 

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) gilt als zuverlässige Methode zum Versenden von E-Mails. Diese art von Plugins ermöglichen dir die Authentifizierung deiner Mails und nutzt die Mail-Server deines E-Mail-Anbieters, wie zum Beispiel Google. Zu den beliebtesten SMTP-Plugins für WordPress sind WP Mail SMTP und Easy WP SMTP. Diese Plugins sind sehr hilfreich, wenn du das Senden von Emails über Wordpress optimieren möchtest.

Was bedeutet überhaupt SMTP?

Die Abkürzung SMTP steht für „Simple Mail Transfer Protocol“. Es handelt sich dabei um eine Art Kommunikationsprotokoll, das verwendet wird, um E-Mails über das Internet zu senden und zu empfangen. SMTP ist das Protokoll, das Mailserver verwenden, um E-Mails untereinander auszutauschen sowie um E-Mails von einem Client zu einem Server zu senden.

Hauptfunktionen von SMTP:

  1. Senden von E-Mails: SMTP wird hauptsächlich verwendet, um E-Mails von einem E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) zu einem E-Mail-Server zu senden.
  2. Weiterleiten von E-Mails: SMTP ermöglicht es E-Mail-Servern, E-Mails an andere Server weiterzuleiten, bis die Nachricht ihren Endempfänger erreicht.
  3. Empfangen von E-Mails: Obwohl SMTP hauptsächlich für das Senden von E-Mails verwendet wird, kann es auch zum Empfangen von E-Mails von anderen Servern verwendet werden, um diese dann an den richtigen Posteingang weiterzuleiten.

WP Mail SMTP

WP Mail SMTP bei WordPress

WP Mail SMTP ist ein beliebtes Plugin für den Versand von E-Mails bei WordPress. Mit über 3 Millionen aktiven Installationen kannst du dich wirklich blind darauf verlassen, dass dieses Plugin eine gute Wahl ist. Neben einer kostenlosen Basic Version gibt es natürlich verschiedene kostenpflichtige Pro-Modelle des Plugins. Die Unterschiede liegen hierbei in der Anzahl der verwendbaren Webseiten, einigen Funktionen und in den inkludierten Support-Maßnahmen. Je nachdem, ob du eine Agentur oder Privatperson bist, lohnt sich ein anderes Paket für dich. Mehr Informationen zu den Funktionen findest du auch hier.

 

Funktionen

  • 14-Tage Geldzurückgarantie
  • nutzt zum Versenden einen sicheren SMTP-Anbieter 
  • einfach zu benutzender Setup-Assistent 
  • umfangreiche Dokumentation
  • E-Mail-Protokollierung
  • erweiterte E-Mail-Berichte und -Statistiken
  • Backup-Verbindungen
  • Amazon SES
  • uvm.

 

Preis: kostenlos bei WordPress und ab 49 $ pro Jahr

Easy WP SMTP

Easy WP SMTP

Easy WP SMTP erfreut sich ebenfalls einer hohen Beliebtheit bei den WordPress Nutzern. Auch dieses SMTP Plugin gibt mit über 600.000 aktiven Installationen ein gutes Feedback zur Nutzbarkeit. Auch dieses Plugin beinhaltet eine Pro-Version mit verschiedenen Tarifen, die sich hauptsächlich in der vorhandenen Seitenanzahl von bis zu 50 WordPress Seiten unterscheidet. Prio Support erhältst du allerdings nur im teuersten Elite Tarif.

 

Funktionen

  • einfache Einrichtung
  • Fehlerbhebung von Kontaktformularen
  • Kompatibilität mit Shop Systemen wie WooCommerce
  • Berichte und Reports 
  • Verfügbar für Gmail, Outlook, Yahoo, Hotmail uvm.
  • sicheres Versenden von E-Mails 
  • uvm.

 

Preis: kostenlos bei WordPress und ab 49,50 $ pro Jahr.

Installation und Einrichtung von SMTP Plugins

Suche und installiere das SMTP Plugin deiner Wahl wie gewohnt über dein WordPress Repo. Zur Einrichtung des Plugins benötigst du nun verschiedene Informationen zu deinem ausgewählten Mail Clienten wie zum Beispiel Google.

 

Nach der Aktivierung findest du das Plugin in deinem WordPress Backend in der linken Menüleiste unter den Einstellungen. Hier kannst du nun alle möglichen Einstellungen anpassen, zum Beispiel die Verbindung zu deinem E-Mail Clienten. Hier kannst du unter anderem auch den standardisierten PHP Mail Verteiler auswählen.

 

Folgende wichtige Informationen brauchst du hier:

  • Lizenzschlüssel (nur bei einer Pro-Version)
  • Absender E-Mail-Adresse
  • Name des Absenders
  • E-Mail Versandanbieter (PHP, Google, Amazon, …)
  • Je nach E-Mail Client weiterführende Infos

 

Du kannst dich außerdem von einem Setup Assistenten begleiten lassen, der dir bei allen Einrichtungsschritten begleitet. Insgesamt ist die Einrichtung von zum Beispiel, wie hier, WP Mail SMTP sehr einfach gehalten. Mit der Pro-Version kannst du hier noch einige weitere Einstellungen anpassen, was wir dir an dieser Stelle empfehlen würden. Auch ein kleines Paket, kann dazu schon ausreichend sein.

SMTP Plugin Einrichtung im WordPress Backend

‼️ Aufgepasst

Ist das SMTP Plugin richtig eingerichtet, werden deine E-Mails zukünftig über den E-Mail-Server deines Hosters verschickt. Nach der erfolgreichen Einrichtung solltest du dennoch überprüfen, ob die E-Mails richtig versendet werden und bei dir ankommen.

 

Das kannst du beispielsweise ganz leicht, indem du bei WP Mail SMTP in der linken Menüleiste auf Werkzeuge / Tools klickst. Es öffnet sich hier ein Fenster, über das du eine Test-Email versenden kannst. So wichtig und auch so einfach gestaltet. 

 

Sollte an dieser Stelle der Test fehlschlagen, werden dir konkrete Hilfeversuche des Plugins zur Verfügung gestellt.

E-Mails versenden mit WordPress ist leicht

Wichtige E-Mails von WordPress zu erhalten ist ein zentraler Punkt bei der Einrichtung deiner WordPress Webseite. Das sicherstellen, dass diese auch wirklich bei den Empfängern ankommen ebenso. 

 

Wenn du den Standard PHP Mail Funktion von WordPress nicht Nutzen möchtest, oder dir die Funktionalität nicht ausreicht, solltest du auf ein SMTP Plugin zurückgreifen. WordPress hat dafür eine wirklich gute und große Auswahl an Plugins im Repo, die so viele Installationen haben, dass du sie guten Gewissens auf deiner Seite einsetzen kannst.

 

Auch für weiterführende Marketing Mail Strategien gibt es Tools wie Active Campaign oder Hubspot. Was jedoch Sicherheitsaspekte, automatische Antworten und Updates betrifft, bist du mit SMTP Plugins als Zusatz zur normalen PHP Mail Funktion wirklich sehr gut ausgestattet. 

 

Better safe than sorry – lautet hier die Devise. 🙂

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Johanna
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